Политика обработки персональных данных Bros Check-in

Политика описывает обработку персональных данных в Bros Check-in: публичные страницы, учётные записи, смены, табель и расчёты, чек-листы, уведомления, письма, административные функции. Политика не заменяет документы организации-работодателя: организация сама информирует работников об обработке их данных.

• Владелец сервиса — оператор персональных данных представителей организаций, которые заключают договор о сервисе и создают пространство своей компании (руководители, уполномоченные администраторы), а также лиц, обращающихся в поддержку. Владелец: Курбанов Рустам Адилжанович, физическое лицо; контакт support@brosdatabase.ru.
• Организация — оператор персональных данных своих работников и иных пользователей своего пространства. Цели, перечень пользователей, точки, ставки, правила начислений и удержаний и сроки хранения определяет она. Наименование и контакты своего оператора работник узнаёт у работодателя (в трудовых документах и политике организации).
• Владелец обрабатывает данные работников по поручению организации (часть 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ) на основании договора с ней: только в её целях, с соблюдением конфиденциальности и мер защиты, без использования в собственных целях и без передачи третьим лицам, кроме случаев из раздела «Где хранятся данные и кому передаются».

• Субъекты: представители организаций-клиентов; лица, обратившиеся в поддержку.
• Данные: фамилия и имя; должность; организация; электронная почта; логин и хэш пароля; действия в сервисе; принятие документов; содержание обращения.
• Цели: заключение и исполнение договора с организацией; создание и сопровождение пространства и учётных записей её представителей; ответы на обращения.
• Основания: исполнение договора и законные интересы владельца (пункты 5 и 7 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ).
• Сроки: в течение действия договора и после его окончания — пока это нужно для защиты прав сторон, но не дольше 3 лет; обращения — 3 года с даты ответа.

Учётная запись и доступ

Фамилия и имя (отчество не собирается), логин, хэш пароля, электронная почта и отметка о её подтверждении, роль, подразделение, должность и тип занятости с датами, статус аттестации с датами, закреплённые точки, отметки «тестовая учётная запись» и «уволен», идентификатор во внешней учётной системе организации, время создания и изменения.

Смены и проверка присутствия

Точка и её часовой пояс, время открытия и закрытия, состояние смены, результат и способ проверки присутствия (геопозиция, сеть или QR) без самих координат и адресов, кто открыл или закрыл смену за другого, исправления администратора с причиной.

Табель и расчёты

Часы по дням, ставки (общие и личные), начисления, удержания (вид, сумма, дата, точка, комментарий, источник), премии и показатели, на которых они рассчитаны, итог к выплате. Удержания за питание могут формироваться из записей учётной системы ресторана организации (комментарий кассира с именем сотрудника, блюда, сумма).

Чек-листы

Результаты проверок точек, баллы, заметки и фотографии, сделанные при проверке, автор проверки.

Уведомления на телефон

Если пользователь сам включил уведомления — технический адрес подписки браузера и ключи шифрования. Содержимое уведомлений шифруется и не содержит имён.

Письма

Адрес получателя, тема, время и статус отправки. Ссылки в письмах одноразовые; в базе хранится только их необратимый хэш, текст письма удаляется после отправки.

Журналы

Действия администраторов (что, когда, над какой записью), принятие правовых документов (версия, хэш текста, время). В журнал принятия не записываются IP, геопозиция, сведения об устройстве и cookie.

Настройки точек

Пока точка используется, сервис хранит её координаты, радиус геозоны, часовой пояс, разрешённые сети, идентификаторы QR-устройств и хэш их учётных данных. Эти сведения относятся к точке и не копируются в события сотрудника.

Цели обработки по поручению: учёт рабочего времени; расчёт начислений, удержаний и премий по правилам организации; контроль работы точек; уведомления о сменах; доступ и безопасность; исправление ошибок с сохранением истории.

При открытии смены сервис получает геопозицию устройства и сетевой адрес только для проверки присутствия в выбранной точке. Координаты, погрешность GPS, расстояние, IP-адрес, сырой QR-код и его отпечаток не сохраняются в базе, журналах, логах, выгрузках и резервных копиях и отбрасываются после ответа. Геопозиция запрашивается только по действию пользователя и не собирается в фоне. При закрытии смены проверка присутствия не выполняется.

Организация и её администраторы; сам пользователь (вход, смена пароля, действия со сменами, подтверждение почты, включение уведомлений); автоматическая проверка присутствия; учётная система ресторана организации, подключённая по её решению. Сервис не покупает базы данных и не собирает данные из открытых источников.

Автоматизированная обработка: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление организации, блокирование, удаление, уничтожение. Распространение неограниченному кругу лиц и продажа данных не осуществляются.

• Серверы, база данных и резервные копии — на территории Российской Федерации, у хостинг-провайдера Beget (Санкт-Петербург). Почта отправляется через почтовый сервер Beget.
• Доступ имеют: сам пользователь; администраторы организации в пределах прав; организация; владелец в объёме технического сопровождения; поставщики хостинга и почты — без права использовать данные в своих целях.
• Уведомления на телефон доставляются через службу уведомлений производителя браузера или телефона; содержимое зашифровано и службе недоступно.
• Если организация выгружает сведения из сервиса в свои системы, правила хранения и передачи этих копий определяет она.
• Трансграничную передачу персональных данных владелец не осуществляет.

• Данные проверки присутствия — не хранятся.
• Авторизационная cookie — до 7 дней; cookie QR-экрана — до 180 дней или до отзыва устройства.
• Ссылки из писем — 72 часа, одноразовые.
• Учётные записи, смены, табель и расчёты — пока действует договор с организацией, в сроки, которые определяет организация и закон.
• После прекращения договора доступ отключается; данные передаются организации и удаляются из сервиса не позднее 30 дней, если закон или договор не требуют иного.
• Резервные копии хранятся не более 14 дней и затем удаляются; удалённые из сервиса данные исчезают из копий по истечении этого срока.

Разграничение прав сотрудника и администратора; хэширование паролей и одноразовых ссылок; защищённые cookie; HTTPS для сайта и TLS для почты; база данных во внутренней сети без выхода в интернет; пароль почтового ящика и ключи внешних систем — только у отдельных служебных сервисов; неизменяемые журналы действий; резервное копирование; проверка обновлений до публикации. Ни одна мера не исключает риск полностью; при инциденте владелец и организация действуют по закону и уведомляют затронутых лиц и Роскомнадзор, когда это требуется.

Пользователь вправе получать сведения об обработке, требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных при законных основаниях, отозвать согласие (если обработка на нём основана), обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или суде.

Вопросы о данных работы (часы, начисления, удержания, сроки хранения) решает организация-работодатель — оператор этих данных. Обращение можно направить и на support@brosdatabase.ru: владелец передаст его организации и поможет ей ответить. Для защиты данных может потребоваться подтвердить личность. Данные других пользователей не раскрываются.

На странице указываются версия и дата редакции. При существенных изменениях сервис запрашивает повторное ознакомление и фиксирует только подтверждённую версию и хэш её текста.